Kế hoạch tổ chức Year End Party — checklist 8 tuần cho ban tổ chức

Một Year End Party suôn sẻ thường được chuẩn bị từ 2 tháng trước. Checklist dưới đây chia theo tuần, dành cho phòng nhân sự hoặc ban tổ chức nội bộ. Nếu tổ chức vào tháng 1 trước Tết Đinh Mùi (6/2/2027), hãy bắt đầu ngay từ đầu tháng 11.

8 tuần trước: chốt khung

• Ngân sách tổng và ngân sách mỗi người, gồm cả quà, giải thưởng, di chuyển
• Số khách dự kiến: nhân viên, người thân, khách mời, đối tác
• Ngày giờ: tránh trùng lịch chốt sổ cuối năm của phòng kế toán, kinh doanh
• Chủ đề: một chủ đề rõ ràng giúp mọi hạng mục (trang phục, backdrop, video) đồng bộ
• Phân công: một người chịu trách nhiệm chính, các nhóm nhỏ phụ trách tiết mục, quà, truyền thông

7 tuần trước: địa điểm

• Khảo sát 2–3 địa điểm, hỏi rõ: sức chứa, thực đơn, âm thanh ánh sáng có sẵn, thời gian dàn dựng, phí phát sinh
• Kiểm tra lối vận chuyển thiết bị tới sân khấu: thang máy tải hàng, bậc thềm — đặc biệt nếu có tiết mục robot, nhạc cụ lớn
• Đặt cọc giữ ngày

6 tuần trước: kịch bản và tiết mục

• Lên khung chương trình theo phút: đón khách, khai mạc, phát biểu, trao giải, văn nghệ, bốc thăm
• Chọn tiết mục mở màn và điểm nhấn (xem 12 ý tưởng Year End Party)
• Đặt MC, ban nhạc, nhiếp ảnh, và các tiết mục thuê ngoài như robot — mùa cao điểm kín lịch sớm
• Mở đăng ký văn nghệ nội bộ

5 tuần trước: giải thưởng và quà

• Chốt danh sách giải: nhân viên xuất sắc, phòng ban của năm, giải "vui"
• Đặt kỷ niệm chương, quà bốc thăm
• Mở bình chọn nội bộ cho các giải do nhân viên chọn

4 tuần trước: truyền thông nội bộ

• Gửi thư mời, lịch trình, quy định trang phục
• Tạo nhóm chat thông báo, đăng teaser tiết mục bí mật để tạo tò mò
• Thu thập ảnh, clip cho video nhìn lại năm

3 tuần trước: dàn dựng

• Tập văn nghệ, flashmob; nếu lãnh đạo nhảy cùng robot, xếp 1–2 buổi tập với kỹ thuật viên
• Duyệt thiết kế backdrop, standee, màn hình LED
• Chốt thực đơn và sơ đồ bàn

2 tuần trước: kiểm tra

• Gửi kịch bản chi tiết cho MC, âm thanh ánh sáng, nhiếp ảnh, đơn vị robot
• Xác nhận số khách cuối cùng với địa điểm
• Chuẩn bị phương án dự phòng: mất điện, trễ giờ, mưa (nếu ngoài trời)

1 tuần trước

• Hoàn thiện video, nhạc cho từng tiết mục (gửi file cho kỹ thuật âm thanh)
• In danh sách khách, bảng tên, phiếu bốc thăm
• Họp nhanh toàn bộ ban tổ chức, phân vai trong ngày

Ngày sự kiện

Nếu có tiết mục robot

• Khu biểu diễn tối thiểu 3 × 3 m, sàn phẳng, có vùng đệm với khán giả
• Ổ điện ở hậu trường để sạc pin; pin robot hình người dùng khoảng 2 giờ mỗi lần sạc
• Robot xuất hiện ở 2–3 cao trào, nghỉ giữa các tiết mục

Tải thêm checklist chuẩn bị sự kiện có robot (PDF) và bảng dự toán ngân sách (Excel). Xem bảng giá thuê robot hoặc gửi yêu cầu.

Bản tổng hợp ngân sách, concept, backdrop và khung chương trình: tổ chức Year End Party công ty 2026.